談工程項目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)
2020-9-2 文：鄒 軍 中國中元國際工程公司
工程項目管理已引起全社會的廣泛關(guān)注和重視，項目管理企業(yè)在工程建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用，取得了顯著的成績。2003年建設(shè)部印發(fā)了《關(guān)于培育發(fā)展工程總承包和工程項目管理企業(yè)的指導意見》后，各企業(yè)在開展傳統(tǒng)項目管理業(yè)務(wù)的同時，努力向項目管理縱深發(fā)展，延伸服務(wù)領(lǐng)域?？梢哉f我國的項目管理企業(yè)正處在從傳統(tǒng)項目管理業(yè)務(wù)向全過程項目管理業(yè)務(wù)延伸的階段。尤其是在信息科技時代的今天，網(wǎng)絡(luò)、計算機已進入了千家萬戶，這給提升項目管理企業(yè)的管理水平注入了新的活力。隨著建設(shè)工程項目的日趨大型化，信息的交流與傳遞日趨頻繁，僅依靠傳統(tǒng)的信息管理模式及手段已不能滿足企業(yè)管理和工程項目管理的需要，信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)已受到更多項目管理企業(yè)的高度關(guān)注，這也是項目管理企業(yè)提升管理水平和發(fā)展的必然趨勢。項目管理企業(yè)內(nèi)部是否擁有較為完善的信息化管理系統(tǒng)已成為業(yè)主判別項目管理企業(yè)管理水平高低的重要因素。在工程的項目管理過程中是否熟練使用了信息化管理系統(tǒng)對工程實施有效的項目管理已成為衡量項目管理水平高低的標志之一。因此說信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)對項目管理企業(yè)的發(fā)展顯得非常重要。
（一）
信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的意義
項目管理企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)不僅意味著利用信息技術(shù)替代手工方式的信息處理作業(yè)，更重要的是通過利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等科學手段對信息進行收集、整理、加工、存儲、處理、應用并輔助決策，以提高項目管理企業(yè)的管理水平，降低管理成本，提高管理效率，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。
近年來，在不少項目管理企業(yè)中，已經(jīng)成功建立了信息化管理系統(tǒng)，并將信息化管理系統(tǒng)作為信息交流和管理不可或缺的工具。有的企業(yè)開發(fā)應用了企業(yè)管理、工程項目管理信息化系統(tǒng)，將企業(yè)管理、工程項目管理工作搬到計算機系統(tǒng)平臺上來進行，大大提高了企業(yè)的管理效率。有的企業(yè)在工作中使用了各類管理軟件(如項目管理大師軟件等)，對工程項目實施有效的項目管理。絕大部分的企業(yè)雖然已建立了內(nèi)容較為豐富的網(wǎng)頁，作為企業(yè)業(yè)績的展示平臺，但都以發(fā)布信息為主，信息的即時交流與互動、信息化管理系統(tǒng)還尚未實現(xiàn)。筆者認為企業(yè)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
1、企業(yè)利用信息化管理系統(tǒng)的平臺，可實現(xiàn)辦公管理高效率。
平臺大大加快了信息交流的速度，減少傳統(tǒng)管理模式下大量的重復抄錄工作，每位員工在自己的授權(quán)范圍內(nèi)實現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同工作，信息共享。如:公告通知、文件的收發(fā)、網(wǎng)上簽報審批、資料上傳歸檔等信息管理，使員工能夠及時查詢到有關(guān)的信息，以提高企業(yè)整體的辦公效率。
2、企業(yè)利用信息化管理系統(tǒng)的平臺，可實現(xiàn)信息的及時采集、存儲和分析。
項目管理部可及時采集每天的各種工程項目管理活動信息，并對各項目管理環(huán)節(jié)進行及時的分析和檢查，以提高對工程項目的有效管理。
3、企業(yè)利用信息化管理系統(tǒng)的平臺，可建立資源、信息庫，包括常用建筑材料、設(shè)備供應商的信息，工程技術(shù)規(guī)范、標準，法律法規(guī)等，可方便員工及時查閱。
4、企業(yè)利用信息化管理系統(tǒng)的平臺，可對項目管理的工程進行遠程監(jiān)控管理。
各個項目管理部可將每天采集的各種工程項目管理活動信息通過網(wǎng)絡(luò)匯集到系統(tǒng)平臺上，既方便了項目管理部與企業(yè)之間的信息溝通，又滿足了企業(yè)領(lǐng)導對所監(jiān)管項目的遠程監(jiān)控管理。尤其是在企業(yè)承接的項目遍布全國多個省市時，遠程管理的優(yōu)勢就顯得非常突出。
（二）
信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)模式
目前，項目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)模式主要有:自行開發(fā)、直接購買和租用服務(wù)三種模式。
1、自行開發(fā)。
項目管理企業(yè)內(nèi)部利用自身的計算機管理人才或聘請有關(guān)軟件公司針對企業(yè)的具體情況自行開發(fā)，承擔系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)及維護工作。這種模式針對性強，安全性和可靠性好，但開發(fā)費用最高，維護工作量較大。
2、直接購買。
項目管理企業(yè)針對企業(yè)的具體情況有選擇的購買成熟的信息化管理系統(tǒng)軟件，搭建企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)平臺。這種模式針對性強，安全性和可靠性好，但維護費用稍高。
3、租用服務(wù)。
項目管理企業(yè)可針對企業(yè)的具體情況有選擇的租用服務(wù)供應商已開發(fā)好的信息化管理系統(tǒng)平臺，來實現(xiàn)企業(yè)的信息共享，以提高企業(yè)的管理效率。通常按租用時間、項目數(shù)、用戶數(shù)、數(shù)據(jù)占用空間大小收費。這種模式針對性較差，安全性和可靠性較差，但維護工作量最小。
從目前北京項目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)模式來看，這三種模式都存在。個別項目管理企業(yè)采用自行開發(fā)的模式，有少數(shù)幾家采用租用服務(wù)模式，租用服務(wù)供應商已開發(fā)好的信息化管理系統(tǒng)平臺。部分項目管理企業(yè)是采用直接購買的模式來建立企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)。筆者認為采用直接購買的模式適合于大部分項目管理企業(yè)。
（三）
項目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的平臺
1、項目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)平臺架構(gòu)
大家知道，互聯(lián)網(wǎng)促進了計算機的連通，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則幫助實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)上所有資源、信息的全面共享。項目管理企業(yè)通過采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建企業(yè)信息化管理系統(tǒng)平臺，使企業(yè)的各職能部門、項目管理部、以及工程項目各參建方，包括業(yè)主、設(shè)計、施工、項目管理方等都能通過 Internet 聚在統(tǒng)一的信息平臺上工作，實現(xiàn)項目管理企業(yè)中各種資源、信息的共享和協(xié)同工作。
2 、項目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的功能模塊
筆者建議項目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的功能應建立四大模塊，即辦公管理功能模塊、工程項目管理功能模塊、工程管理功能模塊、資源管理功能模塊。
1)辦公管理功能模塊。
主要包括公告通知、文件的收發(fā)、網(wǎng)上簽報審批、資料上傳歸檔等信息管理、人力資源管理(人員基本信息、考勤等)、圖書管理、固定資產(chǎn)管理、合同管理等。尤其是公告通知功能，能夠?qū)⑵髽I(yè)文件、公告通知，非常便捷地傳達給每位員工。只要登陸信息系統(tǒng)，系統(tǒng)就會提醒您是否有新的信息查看。而且，系統(tǒng)管理員能夠控制信息的發(fā)送對象，并知道信息是否被查看等狀態(tài)。對網(wǎng)上簽報審批功能，只要在系統(tǒng)上簽報即使領(lǐng)導出差在外也不會影響到簽報的審批，并且能看到簽報審批已進行到哪一級。也可利用短信平臺實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)群發(fā)短信作為會議安排等有關(guān)內(nèi)容通知的輔助手段。
2)工程項目管理功能模塊。
能有效地為各個項目管理部提供前期管理、招標管理、設(shè)計管理、質(zhì)量控制、進度控制、投資控制、采購管理、安全管理、合同管理和信息管理等有關(guān)程序和內(nèi)容。對項目管理過程中的各種資料能自動存儲和處理，并能根據(jù)積累的各類數(shù)據(jù)和資料自動生成項目管理月報。同時工程項目管理規(guī)劃、月報、施工現(xiàn)場照片、重要的項目管理通知、會議紀要等都能夠及時地上傳到企業(yè)信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫，使企業(yè)管理者及時了解工程的進展情況及合同執(zhí)行情況，為項目管理工作帶來方便，提高了項目管理工作的質(zhì)量和效率。
3)資源管理功能模塊。
通過信息化管理系統(tǒng)的平臺可建立資源、信息庫，收集常用建筑材料、設(shè)備供應商的基本信息資料、價格;工程技術(shù)規(guī)范、標準;法律法規(guī)和項目管理企業(yè)工程項目管理技術(shù)作業(yè)文件等，可方便員工查閱。
（四）
企業(yè)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)策略
項目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)離不開成熟的信息技術(shù)、穩(wěn)定的硬件運行環(huán)境，更需要一整套科學合理的組織管理體系。在建立企業(yè)信息化管理系統(tǒng)時，筆者建議企業(yè)應做好以下幾點:
1、企業(yè)對建立信息化管理系統(tǒng)應準確定位
項目管理企業(yè)要建立企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，首先應對企業(yè)進行準確定位。確定本企業(yè)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的需求、建設(shè)模式、系統(tǒng)平臺和范圍。
2、企業(yè)領(lǐng)導要帶頭推廣、堅持使用
企業(yè)領(lǐng)導應充分認識到信息化管理系統(tǒng)的重要性，并帶頭推廣、堅持使用，這對信息化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)至關(guān)重要。如果企業(yè)領(lǐng)導帶頭堅持使用，那么系統(tǒng)就會迅速地應用起來。如果企業(yè)領(lǐng)導不使用，推廣起來也就很困難。事實上，信息化管理系統(tǒng)的應用可大大提高企業(yè)的管理效率。如辦公管理功能可實現(xiàn)網(wǎng)上簽報審批，不管企業(yè)領(lǐng)導出差在什么地方，都可以通過網(wǎng)絡(luò)，輕點鼠標即可進行遠程簽報審批。另外，企業(yè)領(lǐng)導還可通過信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)對多個項目實時監(jiān)控，及時掌握項目的執(zhí)行情況。
3、編制信息管理手冊和工作管理流程，建立健全信息管理制度
企業(yè)信息管理制度是企業(yè)信息化管理系統(tǒng)得以正常運行的基礎(chǔ)，建立制度的目的就是為了規(guī)范信息管理工作，規(guī)范和統(tǒng)一信息編碼體系，規(guī)范收集、錄入、審核、加工、傳輸和發(fā)布信息的工作流程，促進管理工作的規(guī)范化、程序化和科學化。
4、設(shè)置專職的系統(tǒng)管理員
設(shè)置一名專職的系統(tǒng)管理員對企業(yè)信息化管理系統(tǒng)進行管理是十分必要的。因為信息化管理系統(tǒng)往往是基于互聯(lián)網(wǎng)的，所以系統(tǒng)管理員需要有一定的計算機專業(yè)知識，應對系統(tǒng)集成、軟硬件設(shè)備維護等較為熟悉。信息系統(tǒng)的初始建立也十分關(guān)鍵，首先要保證正確安裝和配置，同時要為企業(yè)的每位員工根據(jù)角色分配不同的權(quán)限。根據(jù)企業(yè)管理的規(guī)定，建立各種審批流程等，并能根據(jù)系統(tǒng)運行情況不斷調(diào)整。還應及時做好數(shù)據(jù)備份，定期檢查系統(tǒng)的安全性和運行效率，對企業(yè)相關(guān)人員進行必要的指導。系統(tǒng)管理員還應能夠根據(jù)信息系統(tǒng)的運行及企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，提出對系統(tǒng)的改進意見。
5、全員培訓，提高信息化管理意識
信息化管理系統(tǒng)啟動前，應通過培訓班等多種形式，就信息化管理的意義、基本知識技能、預期效果等進行全員培訓和知識普及，幫助全體員工盡快形成對信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的共識，明確自己所應擔當?shù)慕巧桶l(fā)揮的作用，增強員工參與的積極性。
（五）
結(jié)語
總之，信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)對項目管理企業(yè)的發(fā)展顯得非常重要。這不僅有助于規(guī)范項目管理企業(yè)的管理模式，提高工作效率和企業(yè)管理水平，而且也是項目管理企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)應根據(jù)具體情況建立適合自己的信息化管理系統(tǒng)平臺，可有效地提高對工程的項目管理能力，提高企業(yè)的綜合實力和核心競爭力。
作者：鄒 軍 中國中元國際工程公司
原文標題：《談工程項目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)》
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