施工企業(yè)信息化實(shí)施成敗原因解析
2020-8-17
近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，推動了企業(yè)組織的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，加速了企業(yè)的信息化轉(zhuǎn)型。信息化對企業(yè)項(xiàng)目管理的作用已日益凸顯，信息技術(shù)帶來的精細(xì)化、信息化和智能化，讓企業(yè)在項(xiàng)目管理中擁有了更多的主動權(quán)。
因此，構(gòu)建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)已成為很多企業(yè)組織修煉內(nèi)功、完善自身管理能力、提升項(xiàng)目工作效率、提高企業(yè)競爭力的突破口。
眾所周知，企業(yè)項(xiàng)目管理能力的強(qiáng)弱，在很大程度上決定著企業(yè)項(xiàng)目的成敗和市場競爭力。
隨著企業(yè)從內(nèi)部協(xié)調(diào)為主到跨組織的綜合協(xié)調(diào)，對企業(yè)項(xiàng)目的計(jì)劃、組織、協(xié)同與控制等能力帶來了極大的挑戰(zhàn)。
而項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的重要性，在信息化時代更加明顯，既是適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)的時代發(fā)展需要，更是加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營管理、提升經(jīng)營質(zhì)量效益、提高企業(yè)運(yùn)營效率的基礎(chǔ)保障。
雖然許多企業(yè)早已在嘗試項(xiàng)目信息化管理，花費(fèi)幾十萬或幾百萬構(gòu)建了項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，但效果卻不盡如人意。更有企業(yè)費(fèi)盡人力、物力、財(cái)力等搭建的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)還沒上線，直接成了“爛尾”。究其根本原因，是對如何打造項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)缺乏必要的體系化認(rèn)識和結(jié)構(gòu)化思維。
信息化系統(tǒng)項(xiàng)目的構(gòu)建過程是對企業(yè)項(xiàng)目信息化管理需求的明確和完善過程。那么，企業(yè)究竟該如何構(gòu)建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，打造信息化時代的項(xiàng)目管理能力呢？
我們從對企業(yè)的調(diào)研和多年項(xiàng)目管理服務(wù)經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)出，企業(yè)可以從對項(xiàng)目管理的正確認(rèn)識、項(xiàng)目管理的領(lǐng)導(dǎo)力、IT技術(shù)的應(yīng)用等三個方面來提升企業(yè)組織的項(xiàng)目管理信息化能力。
對項(xiàng)目管理的正確認(rèn)識
至今還有不少人把項(xiàng)目管理簡單理解為是“對項(xiàng)目的管理”，這是最主要的認(rèn)識問題。他們沒有認(rèn)識到項(xiàng)目管理是對傳統(tǒng)企業(yè)管理方法的創(chuàng)新、改良和補(bǔ)充手段，沒有思考企業(yè)與項(xiàng)目的相關(guān)性程度以至于仍然沿用傳統(tǒng)的企業(yè)管理方法來管理純粹的項(xiàng)目型企業(yè)。
因此，企業(yè)在開展項(xiàng)目管理信息化之前，需要進(jìn)行正本清源、統(tǒng)一認(rèn)識。
既然企業(yè)是應(yīng)項(xiàng)目而生的，那么項(xiàng)目的管理和執(zhí)行是主體或核心業(yè)務(wù)，其他業(yè)務(wù)（如財(cái)務(wù)、人事、客戶管理等企業(yè)常規(guī)管理）是緊緊圍繞項(xiàng)目業(yè)務(wù)的展開而開展的，是從屬于項(xiàng)目的輔助業(yè)務(wù)或企業(yè)級項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)。
因此 ，在籌劃和構(gòu)建企業(yè)項(xiàng)目管理信息化時，應(yīng)以項(xiàng)目管理和項(xiàng)目執(zhí)行的信息平臺為核心，項(xiàng)目管理系統(tǒng)應(yīng)是整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的主要基礎(chǔ)部件。
打造企業(yè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)提升企業(yè)的項(xiàng)目管理能力是一個長期的過程，這個過程中橫向覆蓋企業(yè)所有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、各職能部門、各下屬單位和各相關(guān)組織機(jī)構(gòu)等都要納入平臺進(jìn)行信息化管理，縱向貫穿項(xiàng)目從投融資、經(jīng)營、設(shè)計(jì)、成本、進(jìn)度、采購、安全、施工、開車、質(zhì)量、運(yùn)維等各項(xiàng)目階段全生命周期的高效協(xié)同管理。
而這是一個需要不斷完善的系統(tǒng)化工程，在構(gòu)建過程中要適時的進(jìn)行系統(tǒng)更新和升級。
企業(yè)必須對項(xiàng)目管理系統(tǒng)的本質(zhì)有基本的認(rèn)識，不要單純的期望拍拍腦袋，隨便選一套軟件直接應(yīng)用到企業(yè)中，將紙面上的信息填報(bào)到軟件里，就完成了項(xiàng)目管理信息化的“交鑰匙”工程了。這樣的結(jié)果往往是企業(yè)真正的問題還沒有解決，軟件也成了“雞肋”。
因此，企業(yè)組織在構(gòu)建項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)時，要清醒的認(rèn)清項(xiàng)目管理系統(tǒng)的本質(zhì)是“管理+IT”，IT技術(shù)是企業(yè)項(xiàng)目管理思想“落地”的工具。
重點(diǎn)在于企業(yè)組織本身的項(xiàng)目管理體系化認(rèn)識和結(jié)構(gòu)化思維是否扎實(shí)，才能更好地打造出適合自身企業(yè)需求的項(xiàng)目管理信息化平臺。
項(xiàng)目管理的領(lǐng)導(dǎo)力
項(xiàng)目信息化建設(shè)是企業(yè)管理革新工作，是一把手工程。
這就需要領(lǐng)導(dǎo)者具有遠(yuǎn)見卓識，認(rèn)識到項(xiàng)目管理信息化是企業(yè)組織具備未來市場競爭力的必備條件。
只有對信息化技術(shù)及項(xiàng)目管理有深刻的理解，才能從根本上理清項(xiàng)目信息化的管理述求，確定系統(tǒng)建設(shè)的最終目標(biāo)。
這樣才能帶領(lǐng)企業(yè)建立適合于自身需求的智能化項(xiàng)目管理信息平臺，設(shè)計(jì)合理的項(xiàng)目管理流程和業(yè)務(wù)流程，并打造信息化管理團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)項(xiàng)目信息化運(yùn)營管理的必備人才，避免為了“信息化”而“信息化”。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)的構(gòu)建是一個龐大的工程，它涉及到業(yè)務(wù)、技術(shù)、費(fèi)控、工程等企業(yè)的諸多部門，需要企業(yè)各部門都積極配合，參與項(xiàng)目的流程梳理、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、功能測試和推廣使用等工作。
這就需要企業(yè)高層的高度重視和親身參與，從企業(yè)全局的角度對系統(tǒng)建設(shè)提出具體、合理的目標(biāo)和要求，對項(xiàng)目重大事項(xiàng)進(jìn)行決策，使企業(yè)相關(guān)部門和人員都遵循這個目標(biāo)開展信息化的工作模式，建立項(xiàng)目考核機(jī)制，使其均有效參與、充分溝通、協(xié)同配合，確保信息化系統(tǒng)的建設(shè)不被“孤立”。
不以項(xiàng)目管理為手段進(jìn)行經(jīng)營的組織經(jīng)常缺少專門用來支持項(xiàng)目管理需求的管理系統(tǒng)，缺少基于項(xiàng)目的管理系統(tǒng)經(jīng)常會導(dǎo)致項(xiàng)目管理更加困難。
實(shí)施項(xiàng)目組織的結(jié)構(gòu)往往對能否獲得項(xiàng)目所需資源和以何種條件獲取資源起著制約作用，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)了解他們的組織結(jié)構(gòu)和體系會怎樣影響著項(xiàng)目。
不同行業(yè)的項(xiàng)目特征各異，但項(xiàng)目管理信息化對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的作用大體類似。戰(zhàn)略層面支撐企業(yè)項(xiàng)目化管理，提高企業(yè)整體運(yùn)營效率；經(jīng)營層面幫助企業(yè)規(guī)范項(xiàng)目管理程序，加強(qiáng)部門間的溝通協(xié)作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，消除信息孤島；項(xiàng)目執(zhí)行層面實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的精細(xì)化管理，加強(qiáng)對項(xiàng)目的成本、進(jìn)度、質(zhì)量、安全控制，確保項(xiàng)目效益。因此，構(gòu)建適應(yīng)企業(yè)項(xiàng)目信息化運(yùn)營需要的組織結(jié)構(gòu)對發(fā)揮組織效能非常重要。
因此，領(lǐng)導(dǎo)者在進(jìn)行企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時，需要采用信息化的設(shè)計(jì)思路，將組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和信息化技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來，使企業(yè)的管理模式更為扁平，使跨部門協(xié)作變得更加智能、敏捷和高效。
項(xiàng)目管理的成功高度依賴于有效的組織溝通，這樣避免各部門之間由“并肩作戰(zhàn)”演變?yōu)?span>“隔岸觀火”。
只有上下同心、意識到位、通力配合，才能建設(shè)出一套管理理念先進(jìn)、企業(yè)適用、簡潔易用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮項(xiàng)目管理信息化的效益。
IT技術(shù)的應(yīng)用
我們經(jīng)常用“項(xiàng)目管理方法的 IT，還是 IT 應(yīng)用于項(xiàng)目管理”來評價(jià)一個項(xiàng)目管理系統(tǒng)是否具有專業(yè)特征。
項(xiàng)目管理信息化建設(shè)需要企業(yè)有清晰的項(xiàng)目管理流程，順暢的項(xiàng)目溝通機(jī)制，明確的組織管理權(quán)責(zé)。
信息化不僅是 IT 的事情，更是管理的事情。
企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目管理信息化之前，需要先梳理項(xiàng)目管理流程并做好業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)劃，再以 IT 技術(shù)進(jìn)行落地。
在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，常常是運(yùn)營管理一條線，IT技術(shù)一條線，兩條線并行發(fā)展，卻忽視了跨部門溝通和協(xié)同工作，應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式形成了“信息孤島”等問題，對彼此詳盡的需求分析、業(yè)務(wù)流程和衡量標(biāo)準(zhǔn)了解有限。
結(jié)果是盲目的套用看起來“功能齊全”的軟件，雖然提高了企業(yè)的電子化程度，但軟件連最基本的功能都不能實(shí)現(xiàn)。“顏值”雖然重要，但是“合適”才能走的更遠(yuǎn)。
即使是行業(yè)內(nèi)最成功實(shí)施項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的企業(yè)，也有其獨(dú)特的管理體系和思想。
例如：贏得值技術(shù)是“基于時間的量化目標(biāo)動態(tài)管理方法”，它的杰出優(yōu)點(diǎn)是引導(dǎo)人們關(guān)注目標(biāo)的量化及其時間性，“到什么時候計(jì)劃完成多少工作”一目了然。
因此，企業(yè)在選擇項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)時，切忌盲目跟風(fēng)的直接套用行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)的應(yīng)用模板，應(yīng)該切實(shí)分析自身的實(shí)際需求，選擇那些在項(xiàng)目管理領(lǐng)域有特定優(yōu)勢和獨(dú)到見解的企業(yè)，以確保選擇的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)“對癥下藥”。
綜合而言，項(xiàng)目管理信息化建設(shè)能切實(shí)幫助企業(yè)改善項(xiàng)目管理環(huán)境，規(guī)范項(xiàng)目管理流程，提高管理效率，從多方面幫助企業(yè)達(dá)到降本增效的作用。對于項(xiàng)目型企業(yè)而言，加快項(xiàng)目管理信息化建設(shè)，促進(jìn)信息化成為項(xiàng)目型企業(yè)核心競爭力并力爭成為企業(yè)新的業(yè)務(wù)增長點(diǎn)，顯得尤為重要和緊迫。